Должностная инструкция ответственного секретаря административной комиссии скачать

Должностная инструкция секретаря административной группы.

433 Общие положения. 433.1 Настоящая должностная инструкция является основным нормативно-организационным документом, устанавливающим функции, права и обязанности, ответственность Секретаря, регламентирующим организацию его деятельности, порядок делового взаимодействия с должностными лицами структурных подразделений XXX. 433.2 Настоящая должностная инструкция является документом прямого действия, вступает в силу со дня утверждения и является обязательной для исполнения работником с момента ознакомления под роспись. 433.3 Переименование, ликвидация должности секретаря, назначение на должность и освобождение от занимаемой должности осуществляются по приказу Генерального директора XXX.

433.4 Секретарь непосредственно подчиняется руководителю Административной группы Управления обеспечения операционной деятельности. У секретаря подчиненных нет. 434 Цели и должностные обязанности. 2.1. Деятельность секретаря направлена на достижение следующих целей:

2.1.1. Ведение документооборота Департамента продаж; 2.1.2. Осуществление оперативной телефонной связи; 2.1.3.

Информационное обеспечение сотрудников отдела. 2.2 Для достижения установленных целей Секретарь выполняет следующие обязанности: 2.2.1 Готовит ежедневные отчеты СП;

2.2.2 Ведет мониторинг по административному и внутреннему контролю; 2.2.3 Ведет бумажный регламентирующий архив ДП (Конфиденциальные распоряжения, СЗ); 2.2.4 Готовит документацию, связанную с административной поддержкой ДП; 2.2.5 Обеспечивает телефонной, факсимильной связью с филиалами; 2.2.6 Ведет мониторинг дней рождений ДФ и КДФ и филиалов, организует поздравления от имени Заместителя Генерального директора по продажам;

2.2.7 Ведет отчетность по отпускам руководителей; 2.2.8.

Помогает в организации системных мероприятий по филиалам и ДП; 2.2.9. Распределяет входящую документацию по лоткам подразделения ДП; 2.2.10 Распределяет исходящую документацию по лоткам функциональных подразделений; 2.2.11 Регистрирует входящую, исходящую и внутреннюю документацию в бумажном и электронном архиве;

2.2.12 Составляет реестр проездных документов сотрудников отдела для последующего возмещения их стоимости;

2.2.13 Предоставляет в Департамент персонала информацию о курящих сотрудниках отдела. 435 Показатели оценки деятельности. Деятельность секретаря оценивается на основе следующих показателей: 3.1 Оперативное и точное исполнение текущих поручений; 3.2 Своевременное и качественное выполнение должностных обязанностей.

436 Общекорпоративные нормы. Деятельность секретаря регулируется общекорпоративными нормами, отраженными в следующих документах:

436.1 Правила внутреннего трудового распорядка; 436.2 Стандарт предприятия «Деловой этикет. Корпоративный стандарт формы одежды» 436.5 Положение о защите персональных данных работников XXX ; 436.6 Положение об Управлении обеспечения операционной деятельности. 436.7 Настоящая должностная инструкция.

Секретарь имеет следующие права, необходимые для выполнения своих функциональных обязанностей: 5.1 Вносить вышестоящему руководству предложения в рамках своей компетенции; 5. 2 Получать необходимую информацию для осуществления своей деятельности.

Секретарь несет персональную ответственность перед Генеральным директором XXX за невыполнение или ненадлежащее выполнение своих функциональных обязанностей в достижении установленных целей, а также ненадлежащее использование предоставленных ему прав: - в соответствии с действующим трудовым законодательством РФ, внутренними нормативными документами, трудовым договором работник несет дисциплинарную ответственность; - в соответствии с договором о полной индивидуальной материальной ответственности работник несет материальную ответственность. 439 Требования к работнику при приеме на работу.